マンション管理組合の理事会をスムーズに行う方法
マンション管理組合では、総会・理事会などが開かれます。
しかし、理事会において「上手く話が進まない」や「そもそも理事会で何をするべきかわからない」といった悩みを抱えている人もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、マンション管理組合の理事会をスムーズに進めるための方法について解説します。
理事会のメンバーに選ばれている方は、ぜひ参考にしてください。
マンション管理組合の総会と理事会
マンション管理組合における意思決定の場として、総会と理事会の2つがあります。
初めてマンションを購入して区分所有者（組合員）となった人は、その違いがよく分からない人もいるかもしれません。
しかし、総会と理事会ではその役割が大きく異なります。
それでは、総会と理事会の違いや、それぞれの目的や役割について見ていきましょう。
マンション管理組合の総会
マンション管理組合の総会は、区分所有者全体の意思決定を行う最高機関です。
そもそもマンションとは、敷地と建物全体を区分所有者全員で共有する不動産です。
民法の共有の定義をマンションについてさらに詳細に規定したのが、『建物の区分所有に関する法律（区分所有法）』であり、この区分所有法は民本の特別法です。
この区分所有法では、
（第３条）「区分所有者は、全員で、建物並びにその敷地及び附属施設の管理を行うための団体を構成し、この法律の定めるところにより、集会を開き、規約を定め、及び管理者を置くことができる。以下略」
としており、ここで言う「区分所有者は～団体を構成し」は管理組合のことを指し、「集会を～」は総会を指しており「管理者を～できる」は理事長を指しています。
つまり、区分所有者となった時点で、あなたは管理組合の一員となるのです。
そもそも民法では、共有物は共有者全員で意思決定を行うと規定しています。その意思決定としての機関が総会（区分所有法における集会）に当たります。
基本的に年1回の定期総会が行われますが、必要に応じて臨時総会が行われるケースもあります。
この総会を行う目的は「区分所有者全体の方針決定」です。
会社に例えた場合、株主総会と考えるとわかりやすいでしょう。
マンション管理組合の理事会
理事会は、総会で決定したことを実行するための組織です。
マンションの管理運営は、区分所有者全員でするとありますが、実際の運営では全員が一度に関わることは非常に難しいと思われます。そこで、区分所有者の代表としての役員（理事）が総会により選出され、この選出された人たちの集まりが理事会となります。
総会は区分所有者全員が出席できますが、理事会は理事しか出席できません。
この理事会目的は、「業務の執行」です。
会社で例えると、取締役会と考えるとわかりやすいでしょう。
総会の決定に基づき、理事会が業務を執り行います。
理事会をスムーズに進めるための5つのポイント
先述したように、理事会は総会で決定した内容を、執行に移さなければいけません。
そのため、理事会がスムーズに進まずに時間だけが経過してしまうと、区分所有者からの不満に繋がってしまいます。
そこで、理事会をスムーズに進めるためのポイントとして、以下の5つがあります。
- 適切な役員を選出する
- 役員全員が集まって理事会を行う
- 事前準備をしっかり行う
- 議事録を作成する
- 話し合いの時間を決めておく
基本的には、会社と似た考え方を守っていれば問題ありません。
以下では「なぜ理事会をスムーズに行うためにそれぞれが必要なのか」について解説します。
適切な役員を選出する
理事会を上手く機能させるためには、適切な役員を選出しなければいけません。
役員の選出に失敗してしまえば、当然、理事会も上手く機能しないでしょう。
役員の選出方法は主に「立候補」「推薦」「持ち回り」とあり、持ち回りで行っているマンション管理組合がほとんどです。
しかし、持ち回りでは、やる気のない役員が選出されるケースもあるので、必ずしもスムーズに進むとは限りません。
それぞれの方法から、最もうまくいきやすい選出方法を検討しましょう。
役員全員が集まって理事会を行う
当然ではありますが、理事会は役員全員が集まって行いましょう。
理事会は基本的にボランティアで行われるため、欠席をしてしまう役員もいます。
しかし、欠席が多くなれば、話し合いが進まなくなってしまうでしょう。
欠席を防ぐために、事前に日程の確認をしたり、日程が合いやすい役員を選出したりする工夫が必要です。
なかには、管理組合で理事会の報酬を定めている場合もあります。
事前準備をしっかり行う
話し合いをする際には、事前準備を行っておきましょう。
事前準備が整っていないために「話し合いが進まなかった」という事態も考えられます。
数日前にリマインドするなどして、事前に必要な物は揃えておきましょう。
議事録を作成する
議事録は、理事会においても総会においても必要です。
議事録があれば、話の内容を忘れてしまった場合の対策にもなりますし、話し合いに参加できなかった人への共有もできます。
また、役員を退任する際、次期役員への引継ぎもスムーズに行えるでしょう。
話し合いの時間を決めておく
会社などと同様ですが、話し合いのスタートと終了時間は事前にしっかり決めておきましょう。
とくに終了時間が曖昧だと、ダラダラとした時間になりやすいです。
決めるべき内容は決まった時間で集中して進めてください。
また、ダラダラした話し合いにならないように、進行役を決めておくと良いでしょう。
理事会が機能していない場合はマンション管理士へご相談ください
マンション管理組合の理事会がスムーズに進行できないのは、当然と言えば当然です。
管理組合と言えども、あくまでマンションの区分所有者であり、何かしらの専門家ではありません。
そのため「何を話して良いのかわからない」「どう進めて良いのかわからない」といった悩みを抱えてしまうでしょう。
このような事態を避けるためには、ぜひマンション管理士へご相談ください。
マンション管理士は、理事会や総会への出席や助言、資料作成や進行まで行います。
また、マンション管理における法律的な観点からもサポート可能です。
もし、現状の総会や理事会でお困りでしたら、お気軽に一度ご相談ください。
